Офис-менеджер

Организация документооборота: Ведение, систематизация и хранение документации (контракты, счета, акты, письма и т. д.), а также обеспечение их своевременного получения и отправки.

Координация рабочих процессов: Организация встреч и переговоров, координация задач между отделами, например, с проектировщиками, инженерами, подрядчиками.

Управление офисом: Обеспечение работы офиса, включая закупку канцелярии, оборудования и других необходимых материалов, а также контроль за состоянием помещений.

Контроль за графиками и календарями: Планирование встреч, конференц-залов, организация командировок и поездок сотрудников компании.

Работа с клиентами и подрядчиками: Прием звонков, обработка запросов, коммуникация с поставщиками и подрядчиками, помощь в заключении договоров.

Бухгалтерия и финансы: В некоторых случаях офис-менеджер может следить за финансовыми операциями компании, такими как обработка счетов и ведение отчетности.

Поддержка HR-отдела: Помощь в процессе найма сотрудников, сбор и подготовка кадровых документов, поддержка внутренней документации для сотрудников.

Обеспечение безопасности: Организация учета и контроля доступа в офис, соблюдение правил безопасности.

Требования:

Организационные навыки:

• Умение планировать и расставлять приоритеты.
• Способность работать с множеством задач одновременно (многозадачность).
• Ведение документооборота и поддержание порядка в офисе.

Коммуникационные навыки:

• Эффективное взаимодействие с сотрудниками, клиентами, подрядчиками и поставщиками.
• Умение вести переговоры и решать конфликты.
• Хорошие навыки делового общения, как устно, так и письменно.

Знание строительной специфики:

• Понимание особенностей строительных процессов, документов (например, договоров подряда, актов выполненных работ) и норм в строительной отрасли.
• Знание строительных терминов и стандартов, а также умение работать с проектной документацией.

Бухгалтерские и финансовые навыки:

• Базовые знания в области бухгалтерии и финансов для учета счетов, подготовки платежей и отчетности.
• Умение работать с финансовыми документами (счета, накладные, акты).

Управление временем:

• Способность эффективно распределять свое время и время команды.
• Навыки работы в условиях многозадачности и соблюдения сроков.

Технические навыки:

• Опыт работы с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Умение работать с специализированными программами для строительства или проектного управления (например, AutoCAD, Revit, MS Project, строительные калькуляторы) приветствуется.
• Знание систем управления документооборотом приветствуется.

Внимание к деталям:

• Точность в ведении документации, а также в расчетах и отчетности.
• Способность заметить ошибки и несоответствия в проектах или документах.

Клиенториентированность:

• Умение работать с клиентами, отвечать на запросы, решать проблемы, проявляя внимание и терпимость.

Гибкость и стрессоустойчивость:

• Способность адаптироваться к меняющимся условиям, справляться с нагрузкой и принимать решения в условиях неопределенности.

Навыки работы с командой:

• Способность работать в команде, поддерживать взаимопонимание и решать внутренние проблемы коллектива.